الحافز وعلاقته بالأداء الوظيفي

[المشرف العام]

الحافزفي العمل، ومدى علاقته وتأثيره على أداء العامل والموظف حيث إنه لا تخلومؤسسة أو منظمة من وجود نظام أو برنامج محدد ومدروس للحوافز وذلك ليساعدالموظفين على تقديم أفضل ما لديهم للعمل مما ينعكس بشكل إيجابي على تفعيلدور المنظمة داخل المجتمع، وبالتالي تكون قادرة على تحقيق أهدافها.
كماأنه جدير بالذكر الإشارة بأن نظام الحوافز يختلف من مؤسسة إلى أخرى وذلكحسب طبيعة ودور كل مؤسسة داخل المجتمع، غير أنها في النهاية لا تختلف عنكونها حوافز ذات شقين رئيسيين هما: (حوافز مادية - وأخرى معنوية) كما أنهناك عدة طرق تتخذها كل منظمة على حدة لتوظيف هذه الحوافز للوصول بها إلىأقصى درجة من الاستفادة بالنسبة لكلا من الموظف والمؤسسة.
من خلال هذاالبحث سوف نقوم بتعريف الحافز والدافع والآراء المختلفة حول الحوافز ونظرةالإسلام، وأنواعها وطرق توظيفها والنتائج المتوخاة من تطبيق نظام محددومدروس للحوافز، وأنواع نظم الحوافز بالمؤسسات، وعلاقة كل ذلك ومردوده علىأداء الموظف والمؤسسة.

إن الإنسان في تقدمه ضمن عمله - ولمواصلةالعطاء وزيادة مستواه ورفع كفاءة إنتاجه كماً ونوعاً بجانب التدريبواكتساب الخبرة - يحتاج إلى حوافز العمل والتي تتمثل في الكسب المادي، أوفي الكسب المعنوي والذي يتمثل في التقدير، أو كلاهما معاً بهدف حفز الموظفودفعه لزيادة إنتاجه كماً ونوعاً لإشباع حاجاته.
كما أنه جدير بالذكرأن نقوم في هذا البحث بالتوضيح أن الحوافز يجب أن تركز على مكافأةالعاملين عن تميزهم في الأداء، وأن الأداء الذي يستحق الحافز وهو أداء غيرعادي، أو ربما وفقاً لمعايير أخرى تشير إلى استحقاق الموظفين إلى تعويضإضافي يزيد عن الأجر نتيجة لأدائهم المتميز.
المصطلحات:
العمل: هوقيام الفرد بمجهود سواء كان هذا المجهود عضلي، أو ذهني أو كلاهما معاًويقدر هذا المجهود بمقدار الدافع، أو الحافز لهذا العمل القائم به.
الحافز: هو شيء خارجي يوجد بالمجتمع، أو البيئة المحيطة بالشخص وينجذب إليها الفرد باعتبارها وسيلة لإشباع حاجاته التي يشعر بها.
الدافع: هو شيء داخلي ينبع من نفس الفرد ويثير فيه الرغبة في القيام بشيء معين.
وعلىسبيل المثال نجد أن الموظف الذي بحاجة إلى النقود فإن الشعور يدفعه دافعإلى البحث عن عمل إذن فهناك دافع داخلي خاص يدفعه إلى العمل ولكن يكونتفضيله لعمل آخر هو بقدر الأجر الذي يمثله هنا حافز له.
كما أن الحوافزتعتبر بمثابة المقابل للأداء ويفترض هذا التعريف أن الأجر، أو المرتب قادرعلى الوفاء بقيمة الوظيفة وبالتالي قادر على الوفاء بالمتطلبات الأساسيةللحياة وطبيعة الوظيفة وقيمة المنصب.
وجهة النظر التاريخية في العلاقة بين الحافز والأداء:
من الناحية التاريخية كان هنا فكرتان رئيسيتان سائدتان بالنسبة إلى زيادة الحوافز في المؤسسات الصناعية والشركات، والقطاع العام.
الفكر الأول:
وقدتمثل في بداية الثورة الصناعية بأوروبا حيث رأى أصحاب هذا الفكر بأنالعامل (كسلان بطبعه) وبناء على ذلك فإن ما يبذله من طاقة وجهد يرتبطارتباطاً سلبياً مع مستوى الأجر أي أنه في نهاية الأمر كلما ارتفع الأجرقل الحافز على العمل وبالعكس وقد بنوا رأيهم هذا على أساس أن العلاقة بينالأجر والجهد المبذول تكون موجبة أي كلما زاد الأجر زاد الجهد حتى يصلالعامل بالإنتاج إلى حد معين يرى العامل أنه بعد هذا الحد لا تكون هناكمنفعة في الداخل تعادل ما يبذله من جهد في ساعات إضافية أخرى بعد هذا الحدوالمقصود بذلك أنه بعد هذا الحد تصبح العلاقة بين الأجر والجهد الذي بذلهالعامل علاقة سلبية بمعنى أن ارتفاع الأجر بعد هذا الحد يصبح زيادة فيتفضيل العامل لوقت الفراغ على الجهد المبذول.
الفكر الثاني:
أصحابهذا الفكر ينظر للعامل على أساس أنه مخلوق اقتصادي، وحدود العلاقة بينالأجر والجهد المبذول في شكل علاقة موجبة مستقيمة أي كلما زاد الأجر زادالجهد المبذول وكان على رأس المؤيدين لذلك الفكر (آدم سميث) وفي ذلك يقول:«إن الأجر تشجيع للحفز على العمل وكلما زاد الأجر زاد التشجيع والحفزللعمل»، ومن الواضح أن كلا وجهتي النظر قد ركزت على الحوافز الماديةوأهملت الحوافز المعنوية.
رأي الإسلام في العلاقة بين الحافز والأداء:
اهتمالإسلام بقضية الحوافز على الأفعال سواء في الدنيا أو في الآخرة؛ فالحوافزالمشجعة للأداء المتميز تحقق حاجات في الكيان البشري عميقة الأثر، وتشعرهبأنه إنسان له مكانته وأنه مقدر في عمله، فنجد أن الإسلام اهتم بالعملوأوضح أهميته بالنسبة للإنسان وقدر العمل كالعبادة فهناك الكثير منالدلائل القرآنية التي تحث على العمل وأهميته وكذلك التحفيز على العملوجزائه عند الله سبحانه وتعالى ومنها:
- يقول تبارك وتعالى في سورة النجم الآيات (39، 40، 41): {وأن للإنسان إلا ما سعى، وأن سعيه سوف يرى، ثم يجزاه الجزاء الأوفى}.
- وأيضاً يقول سبحانه وتعالى في سورة الزمر الآية (8): {قل هل يستوي الذين يعلمون والذين لا يعلمون إنما إذا يتذكر أولوا الألباب}.
- وقوله تعالى في سورة الرحمن (60): {هل جزاء الإحسان إلا الإحسان}.
نجدأن كل تلك الآيات تحث على أهمية العمل والأجر والثواب، أو الجزاء المنتظرمن هذا العمل، ويعتبر هذا تشجيعاً للقيام بالعمل ولكن بأداء متميز وكلاًحسب أدائه وتميزه في عمله.
كما نجد أن كل إنسان في المجتمع الإسلاميمطالب أن يعمل ومأمور بأن يمشي في مناكب الأرض ويأكل من رزق الله كما قالتعالى في سورة الملك آية (15): {هو الذي جعل لكم الأرض ذلولاً فامشوا فيمناكبها وكلوا من رزقه} والمراد بالعمل هو المجهود الواعي الذي يقوم بهالإنسان وحده، أو مع غيره لأداء عمل ما أو القيام بخدمة.
ولقد اتضحتسنة الله في الخلق بأن الأرزاق التي ضمنها والأقوات التي قدرها والمعايشالتي يسرها لا تنال إلا بجهد يبذل وعمل يؤدى وبالتالي نجد أن الإسلام رفعمن شأن العمل والتحفيز عليه وأعلى منزلته وبوأه مكانة عالية من الإجلالوالتعظيم حتى جعله كالعبادة فالإسلام لا يعتبر الانقطاع للعبادة دليلالإيمان فقط لأن في هذا تعطيلاً للدنيا التي أمر الله سبحانه وتعالىبالسعي فيها وحفز الخلق على ذلك بجزائه لهم كل حسب سعيه وعمله في الدنيا.
كماأوصى الرسول [ في أحاديث كثيرة عن أهمية الحافز والأجر فقال [: «اعطيالأجير حقه قبل أن يجف عرقه» ويقول [: «من صلى عليّ صلاة صلى الله عليهبها عشرا» والحسنة في الإسلام بعشرة أمثالها، وكل ذلك وغيره للتحفيز علىالخير والعمل به.

أنــواع الحــوافـز
الحوافز المادية:
وهي تتمثل في الأجر وساعات العمل والمكافآت وظروف وإمكانات العمل المادية.
الحوافز المعنوية:
وهي الاعتراف بأهمية الفرد وسبل التشجيع على العمل والعلاقات الجديدة بين الموظفين والمسؤولين والشعور بالرضا الوظيفي.
وفيما يلي يأتي تفصيل موجز لهذه الأنواع من الحوافز:
أولاً: الحوافز المادية:
تتعددأشكال هذه الحوافز وتختلف صورها من قطاع إلى آخر، وتتمثل هذه الحوافز فيالمكافآت المادية ويعتبر الحافظ النقدي المادي من أهم طرق الحوافز في هذاالوقت، وذلك لأن النقود تشبع كل حاجات الإنسان تقريباً وهي حقيقة واقعةذات أثر ملموس بعكس الوسائل الأخرى.
وبالإضافة لذلك فإن النقود تتناسبمع مفهوم الناس في الظروف الراهنة عن العمل حيث إنه عن طريق المال تشبعضروريات الحياة من مأكل ومسكن كما أنه ضروري للصحة والتعليم بالإضافة إلىتوفير كماليات الحياة والمركز الاجتماعي كل ذلك يعتمد على المال إلى حدكبير، ويتمثل المال في الأجر الذي يتقاضاه الفرد مقابل ما يقوم به من عملويوزع هذا الأجر على العامل أو الموظف بطرق شتى، وهي تختلف من منظمة لأخرىطبقاً لطبيعة العمل ونظام الأجور المتبع داخل كل منظمة وكل طريقة من هذهالطرق لها أثرها البالغ في حفز ودفع العامل لزيادة الأداء والاستمرار فيالعمل ومن هذه الطرق التي لا حصرها على سبيل المثال.
الأجر اليومي:
يوجدلهذه الطريقة عيب يتمثل في أنها لا تعطي الفرصة للموظفين أو العاملين لبذلجهد أعلى لشعورهم وإدراكهم بأنهم يتساوون من حيث النتيجة والأجر مع غيرهممن الموظفين غير الأكفاء إلا أنه على الرغم من ذلك فإن طريقة الأجر اليوميأو بالساعة أو بالأسبوع أو بالشهر تعطي الفرصة للعامل أو الموظف ليصلبإنتاجه إلى مستوى رفيع بغض النظر عن الوقت وليس هناك ما يؤدي إلى الإسراعفي إنجاز عمله حتى يزداد أجره.
الأجر بالقطعة:
يرتبط أجر العامل أوالموظف في هذه الطريقة بكمية الإنتاج الذي يقوم بها لأنها تعطي فرصة لظهورالفروق الفردية وبطبيعة الحال يرتبط الإنتاج بالعمر وبالصحة والحيوية وهذهالطريقة تلقي بعبء الإنتاج على العمال أنفسهم فإذا زاد فهو في مصلحتهموإذا قل انخفض أجرهم.
الأجر حسب احتياجات الفرد:
أي يزداد أجر العامل كلما زادت حاجاته ومع زيادة عدد أفراد أسرته.
العمـــولات:
وهيتتمثل في حصول العامل أو الموظف على نسبة من الربح عن مجمل مبيعاته ويجبأن تكون هذه النسبة متفق عليها في عقد العمل وغالباً ما تكون هناك نسبةمبيعات محددة يجب أن يحققها الموظف أو العامل ليستحق أجره.
الأجر الشهري:
وهو الأجر الذي يتقاضاه الموظف أو العامل نهاية كل شهر عن ما قام به من عمل خلال الشهر حسب ما هو متفق عليه في عقد العمل.
وإذاكانت الأنواع السابقة تمثل أكثر أنواع الأجور المادية انتشاراً نجد أنهناك أنواعاً أخرى للحوافز والمكافآت والتي تمثل في صور مختلفة وعلى سبيلالمثال:
العلاوات المستحقة بداية كل عام:
وهي تتمثل في الزيادةالسنوية للعمال أو الموظفين وهي تحدد من خلال قانون العمل والذي يطبق علىجميع العاملين بالدولة أو القطاع الخاص ويكون لها حد أقصى وحد أدنى.
مكافأة نوعية العمل:
وهيرتبة في الدرجة تمنح اعترافاً بالأداء ذي النوعية العالية والذي يجاوزالأداء المقرر للوظيفة من حيث نوعية وكمية العمل والمعرفة الفنية. وتمنحبالإضافة إلى الزيادة السنوية، ويجب أن يقضي الموظف داخل المؤسسة 12 شهراًمنذ بداية عمله وهي الفترة المطلوبة لاستحقاق هذه المكافأة بجانب التميزفي العمل.
الاشتراك في الأرباح:
وهو نوع من حوافز العمل المتمثلةغالباً في القطاع الخاص من خلال توزيع جزء من أرباح العمل السنوية علىالعاملين بالمؤسسة على أن تكون هذه الأرباح موزعة بالعدل على جميعالعاملين بالمؤسسة وهي طريقة بدورها تؤدي إلى اهتمام العامل بدوره وعملهوتزيد من ارتباط العامل بالمؤسسة.
مكافأة العمل الخاص:
وهي مبلغنقدي، وتمنح لموظف واحد أو لمجموعة من الموظفين تقديراً للعمل الخاص، أوالخدمة الخاصة غير الاعتيادية، أو الإنجاز التخصصي سواء كان مرتبطاًبالعمل، أو غير مرتبط به.
مكافأة الموظف العام:
وهي مبلغ نقدي، أوجائزة عينية، أو كلاهما تمنح لموظف واحد من الموظفين في المنشأة في كل عاملتميزه وإبداعه في العمل ولإسهاماته البارزة بالعمل على أن يكون مستوفياًلمعايير استحقاق مكافآت الانضباط الوظيفي.
مكافأة الاقتراحات:
وهيمبلغ نقدي يمنح لموظف واحد، أو مجموعة من الموظفين مكافأة على الاقتراحالمقدم، بحيث يهدف هذا الاقتراح الذي يتقدم به الموظف إلى التطوير في مجالالعمل مما يؤدي إلى توفير وخفض التكاليف وتحسين إجراءات وظروف العملبالمؤسسة.
مكافأة الانضباط في العمل:
وهي مبلغ نقدي يمنح لمجموعة منالموظفين في السنة بمعدل حصة واحدة لكل قطاع ومن شروطها الحضور المبكر إلىالعمل وعدم التأخير، والتواجد في العمل وعدم الانصراف خلال الدوام، وعدمالتغيب عن العمل إلا في الإجازات السنوية.
مكافأة نهاية الخدمة:
وهيمكافأة تقديرية، أو عينية تمنح للموظف الخاضع لقانون سن التقاعد عندانتهاء خدمته بسبب وصوله إلى سن التقاعد، أو لأسباب صحية، أو الوفاة،وتختلف نسبة هذه المكافأة من مؤسسة لأخرى.
ثانياً: الحوافز المعنوية:
تعتبرالحوافز المعنوية أحد الركائز ذات الأهمية القصوى في منظومة الحوافز التيتضعها المؤسسة والتي بدونها لا يمكن أن تكتمل صورة الحوافز التي تشجع علىالعمل وتزيد من الأداء داخل المؤسسة وذلك لأن الإنسان اجتماعي بفطرتهوبطبعه ولا يمكن أن يعيش بعيداً عن احترام وتقدير الآخرين له.
كما أنالموظف له العديد من المطالب الغير مادية وهذه المطالب تختلف من شخص لآخرولكن يمكن حصر هذه المطالب أو الحاجات في الحاجة إلى الأمن والانتماءوالمكانة الاجتماعية والعلاقات الطيبة برؤسائه، وزملائه أيضاً في حاجتهمإلى الاحترام سواء كان هذا الاحترام لنفسه أو احترام الآخرين له وذلك حتىيتكون لديه الإحساس بالثقة والمقدرة والكفاءة وعلى النقيض فإن نقص هذهالحاجات قد يولد فيه ذلك الإحساس بالضعف والعجز والإحباط.
وقد برهنتكثير من الدراسات والتجارب التي أخذها المسؤولون في مواقع العمل والإنتاجالمختلفة على أن هناك حوافز غير الحوافز المادية والتي لها تأثير كبير علىحفز الموظف أو تزيد من ارتباطه بالعمل وهي تتمثل في الحوافز المعنويةكالمدح والتشجيع ووضع أسماء المجدين في لوحات الشرف والشهادات التقديرية.
وللحوافزالمعنوية صور عديدة ذكرنا جزءاً منها في المقدمة السابقة وسوف نوضح منخلال النقاط التالية صوراً لهذه الحوافز ولكن في الإطار المؤسسي كالآتي:
مكافأة مدة الخدمة:
هيمكافأة تمنح للموظفين ذوي الخدمات الطويلة والذين يرجع لهم الفضل في تطويرعمل المؤسسة أو الذين يمثلون القدرة والنشاط والجدية للآخرين وتشكل هذهالمكافأة شهادة لخدمة عشر سنوات، وشهادة وميدالية لخدمة عشرون سنة، وشهادةوميدالية أكبر لخدمة ثلاثين سنة، وهي تمنح في حفل رسمي.
رسائل التقدير والإطراء:
وتعرفرسالة التقدير بأنها تقدير كتابي للاعتراف بعمل معين أو خدمة جديرةبالتقدير، وكذلك رسالة الإطراء تقدير كتابي عن عمل يتجاوز المتطلباتالعادية للواجبات الرسمية.
المدح والتأنيب:
حيث يقدم المدح والثناءللأفراد عند قيامهم بأداء الأعمال الصحيحة السليمة وتوجيه اللوم والتأنيبللأشخاص عندما يقومون بأداء واجبات أو أعمال خاطئة غير سليمة.
التيسير الاجتماعي:
يوجدالتنافس عندما يعمل الأفراد على انفراد، أو في مجموعات ويجب أن يتوافر جوللمنافسة داخل المؤسسة ولكن بصورة شرعية وهي تسمى بالمنافسة الإيجابية.
دوافع العمل النفسية:
وإنشعور الموظف بالاطمئنان على صحته وعمله ومستقبله وأولاده، بعيداً عن الخوفومحاط بضروب مختلفة من التأمينات الاجتماعية ضد حوادث العمل، وأمراضالمهنة والشيخوخة والبطالة والوفاة له دور كبير حيث ينعكس ذلك إيجابياًعلى أداء العامل لأن الشعور بالأمان شرط ضروري من شروط الصحة النفسيةالسليمة، وإذا كان أمن الفرد أساس توازنه النفسي فأمن الجماعة أساسالإصلاح الاجتماعي، وقد أشارت البحوث إلى علاقة الحوافز المادية والمعنويةبصحة العامل النفسية وزيادة إنتاجه وهي علاقة لها صور إيجابية.
دوافع العمل الاجتماعية:
أنيكون الفرد موضع تقدير واحترام الآخرين وأن تكون له مكانته الاجتماعيةوبمنأى عن نبذ المجتمع أي يتوفر لدى الفرد الشعور بأن له أهمية اجتماعيةوأن وجوده وجهوده لها قيمة وتأثير على الآخرين ذلك لأن التقدير الاجتماعييعزز الشعور بالأمن ويزيد من الرغبة في العمل الجماعي.
العمل والحاجة إلى التقدير:
يطلقعليها حاجات الإنجاز؛ لأنها تتضمن تكوين علاقات مع الآخرين مثل هذهالعلاقات تشمل الحب، الرضا، القبول، الصحة، الصحبة، المكانة الاجتماعية.
العمل والحاجة إلى تحقيق الذات:
والمقصودبها أن الإنسان يوجه كل إمكاناته وطاقاته ويسعى لاستغلالها داخل العمل،وذلك للوصول بها لطموحاته وأهدافه المنشودة بالعمل أي يضعها موضع الإنجازوتعتبر هذه الحاجة هي التي تدفع الفرد للتعبير عن ذاته وإثبات شخصيته، وأنيقوم بأعمال نافعة ذات قيمة للآخرين من خلال القيام بعمله الموكول إليه.
دوافع الإنجاز:
وتتمثلبشعور العامل بأن لديه الرغبة ليؤكد ذاته في عمله من خلال ما يقدمه منتحسينات وابتكارات، واختراعات للعمل أي إحساسه وشعوره بأن ما يقوم به منعمل يتوافق مع الأهداف المنشودة لوطنه والتي تسعى المؤسسة لتحقيقها.
دوافع الاستقرار:
أيحاجة العمال الصناعيين إلى شعورهم بالاستقرار بالعمل، وأن هناك عدالة فيالمعاملة ولا توجد تفرقة من حيث الترقية، أو استحقاق العلاوة وكذلكالاستقرار من ناحية المستقبل وما يحدث لهم في حالة حدوث إصابة عمل، أو فيحالة الإصابة بأي مرض.
الأسس التي على ضوئها يتم منح الحوافز:
إنمنح الحوافز لابد أن يكون مبنياً على مجموعة من الأسس حتى تحقق الأهدافالمرجوة منها، ولا تكون سبباً في نتائج عكسية على الموظفين بشكل خاص، وعلىالمنظمة وأدائها بشكل عام ويمكن إجمال هذه الأسس في الآتي.
1- اعتماد الحافز على السلوك:
ويعنيذلك أن يأتي الحافظ على أثر سلوك محدد، وهذا يتطلب أن يكون في المنظماتسياسات وقواعد للحوافز توضح متى، وكيف يمكن للموظف الحصول على الحافز سواءكان الحافز إيجابياً، أو سلبياً وأن يكون الموظفون على علم بهذه السياسات.
2- التوقيت:
ويقصد بذلك بأن يأتي الحافز بعد السلوك مباشرة لأنه كلما طالت الفترة بين السلوك والحافز أصبحت العلاقة بينهم علاقة غامضة ومتناقضة.
3- حجم الحافز:
وهذايتعلق بصغر أو كبر الحافز، والصغر والكبر مصطلحات نسبية ولكن المقصود بها(أن يكون الجزاء من جنس العمل) أي على قدر العمل ويمكن أن يصبح الحافزبدون فائدة إذا لم يعرف الموظف من خلال سياسة وقواعد الحوافز بالمنظمة مايجب عليه القيامة به للحصول على الحافز من نوع معين وكيفية معينة.
4- نوع الحافز:
للحوافزأنواع كثيرة منها الحوافز المادية والمعنوية والإيجابية والسلبيةوالداخلية والخارجية والمهم هنا هو أن يتعرف المشرفون على الحوافز الأكثرتأثيراً على الموظف الذي يرغب في تحفيزه.
5- الثبات:
وهو المساواةفي تطبيق الحافز فإذا عمل موظف عملاً جيداً وحصل على مكافأة نظير ذلكالعمل فإنه من الطبيعي أن يحصل أي موظف على نفس المكافأة إذا عمل نفس عملالموظف السابق (العدل أساس الحكم).
مراحل تصميم نظام الحوافز:
هناكأنظمة متعددة للحوافز والمقصود بهذه الأنظمة هي الطرق المحددة والمدروسةلإرساء نظام للحوافز داخل المنظمة ونتعرض هنا للمراحل المتبعة لتصميم هذهالنظم داخل المؤسسة.
قياس الأداء:
وذلك بوضع كل مجموعة متشابهة معاًليسهل قياس الأداء بالنسبة لكل مجموعة مهنية على حدة حتى يمكن معرفة عددالوحدات التي يمكن إنجازها في زمن معين وبطبيعة الحال فإن لكل عمل سواءكان العمل بسيطاً، أو معقداً طريقة أحسن لأدائه يمكن التوصل إليها وذلكباستخدام أسلوب دارسة الوقت والحركة والأداء والإنتاج وتعريض هذهالمجموعات لمجموعة من الحوافز المختلفة والمقصود بالحوافز هنا هي النظامالذي يمكن معرفة العلاقة بين هذه الحوافز ومستوى أداء الفرد، أو الجماعةمحل الدراسة.
وتسعى هذه الخطوة إلى تحديد وتوصيف الأداء المطلوب، كماتسعى إلى تحديد طريقة قياس الأداء الفعلي وتستدعي هذه الخطوة مجموعة منالمتطلبات منها:
1- وجود وظائف تتناسب طبيعتها مع إمكانات العاملين بها.
2- وجود عدد كافٍ للعاملين.
3- أن يطبق النظام من خلال إدارة محددة، وعدة إدارات داخل المؤسسة.
4- وجود سيطرة كاملة للفرد على تحديد ميزانية الحوافز.
ويقصدبها ذلك المبلغ الإجمالي المتاح لمدير نظام الحوافز لكي ينفق على النظام،كما يجب أن يغطي المبلغ الموجود في ميزانية الحوافز البنود التالية:
-قيمة الحوافز والجوائز: وهو يمثل الغالبية العظمى لميزانية الحوافز والتيتتضمن بنوداً جزئية عن المكافآت والعلاوات والرحلات والهدايا وغيرها.
-التكاليف الإدارية: وهي تضمن بنوداً جزئية مثل تكاليف تصميم النظاموتعديله والاحتفاظ بسجلاته واجتماعاته وتدريب المديرين على النظام.
-تكاليف الترويج: وهي تعطي بنوداً مثل النشرات والكتيبات التعريفيةوالملصقات الدعائية والمراسلات والحفلات وهي تضمن بنوداً أخرى خاصةبالحفلات.
قياس النتائج:
أي يجب على المؤسسة أن تضع لنفسها هدفاًمعيناً يستحق بعده حصول العمال على الأجور التشجيعية وأن تداوم على جمعالبيانات الخاصة بالإنتاج والمتعلقة بذلك باستمرار، حتى يتمكن العاملون منمعرفة نتائج جهودهم أولاً بأول وإجراء المقارنات بين كل الأقسام ليزيد ذلكمن إنتاجهم وحثهم على العمل.
الصعوبات التي تواجه تطبيق الحوافز المادية:
تواجه الحوافز المادية مجموعة من الصعوبات ومن أهمها:
-إن تأثير الحوافز المادية يقتصر على مدى حاجة الأفراد إلى النقود، وهذايرتبط بأعبائهم العائلية وعندما يغطي العمل الذي يقوم به الفرد احتياجاتهفإن إنتاجياته بعد ذلك تقل، ولكنها حقيقة غير مؤكدة حيث إنها تختلف من شخصلآخر حسب مدى احترامه وتقديره للعمل الذي يؤديه.
- يختلف أثر الحافزالنقدي من مهنة لأخرى ففي حالة الأعمال اليدوية مثل المصانع والحرف فإنهملا ينظرون كثيراً للترقية بل ينظرون أكثر للمال أما أصحاب المهن الإداريةفيفضلون الشهرة والترقية وتحقيق الذات عن الحوافز النقدية نسبياً معاختلاف ظروف الحياة وأعبائها من شخص لآخر.
- إن الحوافز المادية أوالنقدية وخاصة الفردية تلغي دور الجماعة وتأثيرها وذلك في ظل غيابالمنافسة الشرعية، وما تسمى بالمنافسة الإيجابية.
- عدم توافر الميزانية الكافية لتوفير النظام الجيد لهذه الحوافز.
- عدم قدرة العاملين أو المشرفين داخل المؤسسة على القيام بإرساء نظام فعال للحوافز.
- عدم وضوح الرؤية لدى العاملين عن نظام الحوافز القائم داخل المنظمة.
- عدم المصداقية وغياب العدل في توزيع الحوافز واختيار من يستحقونها.
النتائج المفيدة لنظام الحوافز المادية والمعنوية:
1- زيادة نواتج العمل من حيث كميات الإنتاج والجودة والكفاءة في الأداء وسرعة التنفيذ والتطوير في الأداء وزيادة فاعليته.
2- تخفيض الفاقد في العمل ومن أمثلته تخفيض التكاليف وتخفيض الفاقد في الموارد البشرية (أي زيادة ولاء العاملين للمؤسسة).
3- إشباع احتياجات العاملين بشتى أنواعها وعلى الأخص ما يسمى بالتقدير والاحترام والشعور بالمكانة.
4- إشعار العاملين بروح العدالة داخل المنظمة.
5- جذب العاملين إلى المنظمة ورفع روح الولاء والانتماء.
6- تنمية روح التعاون بين العاملين وتنمية روح الفريق والتضامن.
7- تمكين المؤسسة من تحقيق أهدافها.
8- شعور العاملين بالرضا عن المؤسسة مما ينعكس إيجابياً على أدائهم.
طرق التحفيز على العمل في الجانب الميداني:
هناك شروط يجب مراعاتها أو توفيرها لضمان نجاح نظام الحوافز:
- لابد من وجود صلة وثيقة بين الحافز وأهداف العمل.
- أن ترتبط الحوافز بأهداف الأفراد والمنظمة معاً.
- اختيار الوقت المناسب للتحفيز وضمان الوفاء بالالتزامات التي تقررها الحوافز.
- ضمان العدالة والمساواة بمعنى عدم تعميم الحوافز بل تقنينها.
- إدراك الأفراد للسياسة التي تنظم الحوافز فتوضع لهم ليكونوا على بينة وعلم بها.
- أهمية تفهم الفرد للعلاقة بين الأداء المميز - وليس الأداء العادي - وبين الحصول على الحافز.
- أن تتناسب الحوافز مع المخرجات ومقدار العائد.
- أن يتفق الحافز مع الحاجات الملحة لدى الفرد.
- أن تتناسب الحوافز طردياً مع المستوى التنظيمي للفرد.
- ألا يكون الحافز مبنياً على قدرات الأشخاص المتفوقين فقط.
- ألا تكون المكافأة غاية في حد ذاتها.
- الاستماع للطرف الآخر هو في حد ذاته يعتبر حافزاً له ويشعره بأهميته.
- إن كفاءة الرئيس سبب لتحفيز المرؤوس فهذا العنصر يحفز على الإجادة.
- ومن طرق التحفيز الإدارة بالأهداف بمعنى أن تكون هناك أهداف محددة لكل من الرئيس والمرؤوس ليقوما بعملها.
-تفويض الرئيس للمرؤوس لأن ذلك يجعله يتحمل المسؤولية فيحق إشراكه في تحملالمسؤولية اكتساب المرؤوس الثقة بالذات والإحساس بأنه يمكن الاعتماد عليهبالعمل.
- أهمية تقبل الأفكار الجديدة لأن ذلك معناه قناعة الرئيس بالتطوير.
- تنمية روح معنى المبادرة في العمل.
-التحفيز من خلال الكلمة الطيبة وما تشيعه من روح متفائلة تنعكس إيجابياًعلى العمل والأداء ويكون ذلك من خلال علاقة إنسانية ومهنية جيدة.
- تعزيز روح العمل كفريق، أو كمجموعة واحدة.
- تقوية نسيج العلاقات بين فريق العمل لتحقيق الانسجام وللتشجيع على الأداء الجيد.
- مراعاة الجوانب الاجتماعية للأفراد العاملين لتقييم جميع الخدمات المقدمة لهم.
- مراعاة الأجور والحوافز المادية، أو العائد من العمل حسب احتياجات الفرد.
- عدالة الأجور (أي العدالة في توزيع الأجور).
- تنمية أهمية دور الفرد داخل الجماعة.
- توفير التدريبات والدورات اللازمة لرفع كفاءة الأفراد.
- إتاحة الفرصة للانتقال من قسم لآخر لإثبات كفاءة أكثر في الأداء.
- إعطاء الحق في الحصول على ترقية.
- إتاحة فرصة للترقية.
- أن يكون الأجر مناسباً للمنصب وتكاليف المعيشة.
- حالة الأمان والاستقرار بالنسبة للفرد داخل المنظمة.
- توفير الشعور بالأمن وتوفير الخدمات الاجتماعية والصحية للعاملين وأسرهم.

الـخــاتـمــــة
تعتبرالحوافز هي إحدى مقومات العمل المؤسسي والتي بدونها لا يمكن لأي مؤسسة أنتقوم بتحقيق كامل أهدافها؛ فالحوافر هي الطريقة التي من خلالها تعبرالمؤسسة للموظف عن مدى تقديرها لأدائه المتميز وعمله المتقن، وهي من إحدىالطرق التي تساعد المؤسسة على تحقيق أهدافها وذلك بجانب توافر الإمكانياتالمادية للمؤسسة وخبرة العاملين بالمؤسسة كلا في مجاله.
ولا يمكنللحوافز أن تحقق أهدافها بالمؤسسة إلا من خلال وجود آلية عمل ونظام محددلإدارتها بالشكل الأمثل مع توافر عنصر في غاية الأهمية ألا وهو المصداقيةفي تطبيق نظام الحوافز داخل المؤسسة، وأن يتم تقنين مثل هذه الحوافز ليتممنحها لأصحاب التميز في العمل، على أن يكون الحافز على قدر العمل.
وهناكعنصر يجب أن تعيه المؤسسة وهو تدريب العاملين بها لرفع كفاءتهم وتوفير فرصالتدريب لجميع العاملين؛ لأن ذلك يؤدي إلى تحقيق المؤسسة لدورها.
وعنصرآخر وهو تقييم مستوى الحوافز ومدى فاعليتها بالنسبة للموظف وذلك من خلالتقييم أداء الموظفين بالعمل من خلال التقييم الدوري لكل العاملين فيالمؤسسة.