خصائص الأزمات الإدارية ومواصفاتها

[المشرف العام]

خصائص الأزمات الإدارية ومواصفاتها

المفاجأة المركبة والعنيفة عند انفجار أحداثها.
التعقيد والتشابك والتداخل بين عناصرها وأسبابها ونتائجها، والقوى المؤيدة والمعارضة لها.
نقص المعلومات الشديد وعدم وضوح الرؤية، وهو الأمر الذي يؤدي إلى حالة من الإرباك وعدم القدرة على اتخاذ القرار.
سيادة حالة من الخوف تصل لحد الرعب من المجهول الذي قد تتحرك إليه الأزمة.
تزايد احتمالات امتداد خطر الأزمة من الحاضر للمستقبل.
حيوية عنصر الزمن، خاصة وأن الوقت المتاح للتعامل مع الأزمة يكون محدوداً وعنصراً ضاغطاً في أسلوب مواجهاتها والتعامل معها.
الحاجة الماسة للتدخل السريع الصائب الذي لا يحتمل أي خطأ قد يؤدي لخلق أزمة جديدة أشد وأصعب.
الأزمة تكشف عن تراكم مجموعة من التأثيرات السابقة التي لم يتم تقديرها جيداً للتعامل معها كخطر محتمل يوشك على الوقوع.
مفهوم الأزمة

اهتمعلم الإدارة بتحديد مفهوم الأزمة، في أنه «حالة أو موقف، يتسم بالتهديدالشديد للمصالح والأهداف الجوهرية، وكذلك يتسم بضغط الوقت أو الضغطالزمني، ولذا فإن الوقت المتاح لمتخذ القرار، قبل وقوع الأضرار المحتملةوتفاقمها، يكون محدوداً جداً، ويتأثر أساساً بخصائصه وسماته، ومستوى الضغطالذي يشعر به».
وهناك فارق بين إدارة الأزمات، وهي كيفية التغلب علىالأزمة بالأدوات العلمية والإدارية المتاحة، وتجنب سلبياتها، والاستفادةمن إيجابياتها. وبين الإدارة بالأزمات، وهي تعتمد على صناعة الأزمة بصورةحقيقية أو بصورة مفتعلة، ويمكن ذلك من خلال التخطيط لخلق الأزمة، ثماستثمارها أو استثمار الفرص التي يمكن أن تنتج من أزمة حقيقية، لتحقيق بعضالأهداف التي كان يصعب تحقيقها في الظروف العادية.
وقد يخلط البعض بينمفهوم الأزمة وبين بعض المواقف الأخرى التي قد تتفق معها في أن جميعهاتسبب حالة عصيبة ومقلقة، إلا أنها تختلف عنها على النحو الآتي:
المشكلة:وهي باعث رئيسي يسبب حالة غير مرغوب فيها، وقد تكون سبباً لأزمة، وتحتاجالمشكلة لجهد منظم للوصول إليها والتعامل معها. أما الأزمة فإنها موقف حادشديد الصعوبة والتعقيد وغير معروف أو محسوب النتائج، ويحتاج لسرعة فائقةفي التعامل معه، فكل أزمة في حد ذاتها مشكلة، ولكن كل مشكلة ليست أزمة.
الحادث:وهو شيء فجائي غير متوقع، تم بشكل سريع وانقضى أثره فور حدوثه، ولا تكونله صفة الدوام بعد حدوثه، وتتلاشى آثاره مع تلاشي الحادث.
الصراع: وهو موقف تصادمي، قد تكون له صفة الاستمرار، ولكن ليس بالغ الخطورة، ويكون محدد الأبعاد والاتجاهات والأطراف.
الخلاف:وهو معارضة وتصادم، وعدم تطابق سواء في الشكل أو الموضوع أو الظروف، ولايمثل أزمة في ذاته، وإنما قد يكون باعثاً على نشوئها.
الكارثة: وهي حادثة تؤدي لتدمير وخسائر فادحة في الموارد البشرية والمالية أو كليهما معاً.
الصدمة:وهي شعور مفاجئ حاد، ينتجه حادث غير متوقع، ويجمع بين الغضب والذهولوالخوف. وبالتالي تكون الصدمة هي أحد عوارض الأزمات وإحدى نتائجها.
أسباب نشوء الأزمات

سوءالفهم: فالأزمات الناجمة عن سوء الفهم تكون دائماً عنيفة، إلا أن مواجهتهاتكون سهلة، وخاصة بعد تأكد سببها الذي غالباً ما يرجع إلى المعلوماتالناقصة أو التسرع في إصدار القرارات. ولذا فتتضح أهمية الحرص على الدراسةالكاملة للمعلومات قبل إصدار القرار.
عدم استيعاب المعلومات بدقة:ويشترط اتخاذ القرارات السديدة، استيعاب المعلومات وتفهمها بصورة صحيحة،إذ أن الخطأ في إدراكها وتداخل الرؤية سيكونان سبباً لنشوء أزمات عنيفةالشدة للكيان الإداري أو المشروع كاملاً، بسبب انفصام العلاقة بين ذلكالكيان والقرارات المتخذة، وعندئذ ستتفشى الارتجالية والعشوائية حتىتشكلان أزمة في الولاء والانتماء، ويكون هناك مجال خصب لانتشار القيمالسلبية والقهر والتخاذل ويعم الفساد، مما يؤدي إلى انهيار الكيان.
سوء التقدير والتقييم: وهو من أكثر أسباب نشوء الأزمات، وخاصة عند الإفراط في الثقة غير الواقعية،
الإدارةالعشوائية والارتجالية: وهذا الأسلوب من الإدارة لا يسبب الأزمات فقط،وإنما يساعد أيضاً على تدمير الكيان نفسه، ويكون باعثاً على تحطيم قدراتهوإمكانياته، واستعداده لمواجهتها. فالإدارة العشوائية تنبثق من الجهلوغياب النظرة العلمية والاستراتيچية، وتشجع الانحراف والتسيب، والتكالبعلى المكاسب المرحلية قصيرة الأجل. ويجعل ذلك متخذ القرار شخصاً أجوف لايؤمن بالتخطيط وأهميته، كما يساعد على إشاعة الصراع بين مصالح الإدارةومصالح العاملين في الكيان الإداري. وتستبدل الإدارة العشوائية الرقابةالأمنية بالمتابعة العلمية الوقائية مما يشيع الإرهاب والخوف والتطاحنوالتشابك، ويصبح الكيان كله مرتعاً خصباً للفساد والإفساد واستباحةالموارد، فتتولد أزمات عديدة، من أهمها: انخفاض معدلات الإنتاج وتدنيمستواه، وارتفاع معدلات دوران العمل. وتعتري هذه الأزمات بعامة دول العالمالنامي التي تفتقد الرؤية المستقبلية والعلمية.
السيطرة على متخذيالقرار: ويحمل على هذه الرغبة الابتزاز، وإيقاع متخذ القرار تحت ضغط نفسيومادي، واستغلال تصرفاته الخاطئة التي كان قد اقترفها وبقيت سراً لإجبارهعلى القيام بتصرفات أكثر ضرراً، وتصبح هي نفسها مصدراً للتهديد والابتزاز.ويُعد هذا الباعث جزءاً أساسياً من آليات صناعة الأزمة التي تستخدمهاالكيانات العملاقة في تدمير الكيانات الصغرى لإجبارها على التخلي عنعقيدتها التنموية لتتحول إلى تابع هامشي.
اليأس: وهو أزمة نفسيةوسلوكية، تشكل خطراً داهماً على متخذي القرار، إذ تُحبطهم وتفقدهم الرغبةفي العمل والتطور والتقدم، وتُسلمهم إلى حالة راتبة روتينية، وتتفاقمالأزمة لتكون حالة اغتراب بين الشخص والكيان، وتصل إلى قمتها بانفصاممصلحتيهما، ويتضح ذلك في الأزمات العمالية الناتجة من ظروف العمل غيرالملائمة وانخفاض الدخول، وعدم مراعاة الإدارة للظروف الإنسانية. وتتطلبمواجهة هذا النوع من الأزمات، إشاعة جو من الأمل من خلال تحسين تلك الظروفوتأمين مكاسب العاملين.
الشائعات: وهي من أهم مسببات الأزماتوبواعثها، بل قد تكون مصدرها الأساسي إن وُظفت مقترنة بعدة حقائق ملموسةوبأسلوب متعمد ومضلل وفي توقيت ملائم وإطار بيئة محددة، ويتضح ذلك من خلالالأزمات التموينية، وتلك العمالية الناجمة عن إشاعة تخفيض الأجور أوالاستغناء عن عدد من العاملين وغير ذلك.
استعراض القوة: وتنتهج هذاالأسلوب الكيانات الكبيرة الرامية إلى تحجيم الكيانات الصغيرة الصاعدة،وتلجأ إليه أيضاً الكيانات الأصغر، رغبة في قياس رد فعل الكيانات الأكبرحجماً. ولذا تبدأ عملية استعراض القوة من دون حساب مسبق للنتائج، فتتولدالأزمة، وتتفاقم مع تتابع الأحداث وتراكم النتائج.
الأخطاء البشرية:وهي أحد أسباب نشوء الأزمات سواء كانت في الماضي أو الحاضر أو المستقبل،بل قد تكون عاملاً من عوامل نشوء كارثة تتوالد منها أزمات عديدة، وتكشف عنخلل في الكيان الإداري.
تناقض السُبل: وتنشأ الأزمة في هذه الحالة عناختلاف طموحات منفذي القرار وأهدافهم، وتعدد توجهاتهم، فمنهم من يعمل علىتنفيذ القرارات بسرعة، وآخرون يتباطؤون فيه، وهو ما يُفقد متخذ القراررؤيته لما يدور داخل الكيان الإداري، ويوقعه تحت تأثير تعارضهم لو حاولالتوفيق بين الجانبين من خلال تغيير قراراته، وأمسى الكيان الإداريمتخبطاً ومفتقداً وحدته الفكرية والعملية للكيان الإداري مما ينجم عنهأزمات غامضة لا يمكن تحديد أسبابها، فتضمحل الثقة بمتخذ القرار. ومعاستمرار محاولات التوفيق، تتسع دائرة عدم المصداقية ويزداد الشك فيالقدرات وتتفاقم الأزمة.
تضارب المصالح: ويُعد تضارب المصالح وتباينهامن الأسباب الرئيسية لنشوء الأزمات سواء على جميع المستويات ، بل علىمستوى الوحدات الاقتصادية والإدارية. وأيضاً إذا تضاربت المصالح بينالكيانات أو الأشخاص، برز الدافع إلى نشوء الأزمة، إذ سيعمل كل طرف علىخلق الأزمات للطرف الآخر، وسيسعى كل منهما لاستمرار استفحالها وضغطها علىالجانب الآخر. وعلى الرغم من أنها تضر بكلا الطرفين، إلا أن كلاً منهمايتوخى أن يكون إضرارها بالآخر أشد.
وسائل النجاح في إدارة الأزمـات
والضغوط الإدارية

الرفع من معنويات العاملين وقت الأزمات مما يشعرهم بالحماس والحيوية والالتزام بالعمل .
الإبداع والتجديد في المواقف العصيبة وإشعال روح الإبداع لدى العاملين لتقديم حلول وآراء غير مسبوقة.
حل المشكلات وقت الأزمات بتحديد المشكلة وإجراء المشورة ومن ثم اختيار الحل الأنسب من الحلول المتاحة.
تقبلالتغيير وقت الأزمات والعمل على حصر الأزمات التي من المتوقع أن تحدث فيالحاضر والمستقبل والعمل على دراستها ووضع بدائل للحلول المناسبة لها.
الإدراك بأن من سمات الأزمة أنها نقطة تحول تتطلب قرارات سريعة.
تحسين وتطوير المهارات والمعلومات ورفع الروح المعنوية.
تجنب إصدار الأحكام السلبية على الآخرين والبحث عن القدرات المتميزة.
التركيز على الأداء الجيد.
التركيز على احتياجات الآخرين والاهتمام بهم.
طلب المساعدة من أصحاب الخبرة أو من المقربين.